Datenschutzerklärung

CITA IMMOBILIEN · Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

CITA IMMOBILIEN, Inhaber: Benjamin Hemmati
Skyline Plaza, CITA IMMOBILIEN, Europa-Allee 6, 60327 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 3486617-0 · E-Mail: [email protected]

Diese Erklärung gilt für citaimmobilien.de, für unsere Online-Dienste unter crm.citaimmobilien.net und für unsere gesamte Tätigkeit als Immobilienmakler, Immobiliardarlehensvermittler und Sachverständiger.

2. Grundsätze, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Grundlagen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Art. 6 Abs. 1 lit. a – Ihre Einwilligung (jederzeit widerrufbar)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b – Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c – gesetzliche Pflichten (zum Beispiel Geldwäschegesetz, Steuer- und Handelsrecht)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f – unser berechtigtes Interesse, soweit Ihre Interessen nicht überwiegen

Speicherdauer: Wir löschen Daten, sobald der Zweck entfällt. Anfragen ohne Vertragsschluss löschen wir in der Regel nach drei Jahren zum Jahresende. Vertrags-, Nachweis- und Abrechnungsunterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen sechs bis zehn Jahre auf, Unterlagen nach dem Geldwäschegesetz fünf Jahre. Daten, die wir aufbewahren müssen, sperren wir für jede andere Nutzung.

Pflicht zur Bereitstellung: Ohne die jeweils als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben können wir Ihre Anfrage oder den Vertrag nicht bearbeiten.

3. Besuch unserer Websites

Beim Aufruf unserer Seiten werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser und Betriebssystem. Server-Protokolle werden nach kurzer Zeit gelöscht.

• citaimmobilien.de wird bei der Raidboxes GmbH (Münster) auf Servern in Deutschland betrieben.
• crm.citaimmobilien.net (Citarem) betreiben wir auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) in Deutschland.
• Zum Schutz vor Angriffen und zur schnellen Auslieferung nutzen wir Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA). Dabei wird Ihre IP-Adresse über Cloudflare-Server geleitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb).

4. Cookies, Analyse und Marketing

Technisch notwendige Cookies und Speichereinträge (zum Beispiel Sitzung, Spracheinstellung, Ihre Cookie-Auswahl) setzen wir ohne Einwilligung ein (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Alle anderen Dienste laden wir erst, wenn Sie im Einwilligungsbanner zugestimmt haben. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Zustimmung verwalten“ am Seitenrand ändern.

• Einwilligungsverwaltung: Complianz (Complianz B.V., Niederlande) speichert Ihre Auswahl lokal.
• Google Tag Manager und Google Analytics (Google Ireland Ltd.): Auswertung der Website-Nutzung mit gekürzter IP-Adresse, Speicherdauer 14 Monate.
• Google Maps (Google Ireland Ltd.) und Kartendarstellungen: Anzeige von Lagekarten; dabei wird Ihre IP-Adresse an den Kartenanbieter übertragen. Objektstandorte zeigen wir aus Rücksicht auf die Eigentümer nur ungefähr.
• OpenStreetMap: Die Karte im Suchauftrag laden wir von Servern der OpenStreetMap Foundation (Großbritannien). Dabei wird Ihre IP-Adresse dorthin übertragen.
• Schriften: Einige Seiten unserer Online-Dienste laden Schriften von Bunny Fonts (BunnyWay d.o.o., Slowenien). Dabei wird Ihre IP-Adresse an den Anbieter übertragen; nach dessen Angaben wird sie nicht gespeichert.
• Kampagnenmessung: Kommen Sie über eine Anzeige zu uns (zum Beispiel Google, Meta, TikTok oder Anzeigen in ChatGPT von OpenAI), speichern wir die Kampagnenkennung aus dem Link zusammen mit Ihrer Anfrage, um den Erfolg der Anzeige zu messen. Mit Ihrer Einwilligung setzen wir dafür auch Messpunkte (Pixel) der jeweiligen Anbieter ein. Welche Dienste aktuell aktiv sind, zeigt Ihnen das Einwilligungsbanner unter „Dienste verwalten“.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung); für notwendige Funktionen, die Karte im Suchauftrag und Schriften Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Kontaktaufnahme und Telefon

Wenn Sie uns per Formular, E-Mail, Telefon, WhatsApp oder über ein Immobilienportal kontaktieren, speichern wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Anliegen, betroffenes Objekt) in unserem System Citarem und ordnen sie dem zuständigen Berater zu.

Telefonservice: Sind wir nicht erreichbar, nimmt ein beauftragter Telefonservice (officehelden) Ihren Anruf entgegen und übermittelt uns eine Anrufnotiz mit Name, Rufnummer und Anliegen. Gespräche werden nicht aufgezeichnet.

WhatsApp: Bei Kontakt über WhatsApp verarbeitet zusätzlich die WhatsApp Ireland Ltd. Ihre Daten in eigener Verantwortung. Vertrauliche Unterlagen senden Sie uns bitte über unsere gesicherten Upload-Seiten.

E-Mail: Unsere Postfächer werden bei one.com (Dänemark) geführt. Größere Unterlagen stellen wir Ihnen über zeitlich befristete, persönliche Download-Links bereit; danach werden die Dateien gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

6. Chat-Assistent „Citarem“ und Live-Chat

Unser Chat-Assistent beantwortet Fragen zu Kauf, Miete, Verkauf, Finanzierung und Bewertung, zeigt passende Objekte und nimmt Anliegen auf – in Deutsch und Englisch. Er ist ein automatisiertes System.

• Verarbeitet werden: Ihre Eingaben und Auswahl, Sprache, technische Sitzungsdaten sowie – erst nach Ihrer Einwilligung im Chat – Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
• Die Angaben zur Vorprüfung (zum Beispiel Einkommen im Verhältnis zur Miete) dienen der Orientierung. Der Assistent trifft keine rechtlich verbindliche Entscheidung; über Verträge entscheiden Menschen.
• Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an, können Sie sich per Code anmelden, Ihren Verlauf einsehen, Suchaufträge ändern und Ihre Chatdaten selbst löschen.
• Anonyme Chats löschen wir nach 30 Tagen, zugeordnete Verläufe nach spätestens 12 Monaten.
• Ist ein Berater online, können Sie direkt mit ihm chatten; andernfalls wird Ihr Anliegen an den zuständigen Berater weitergeleitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage), lit. a (Kontaktdaten im Chat), lit. f (Verbesserung des Assistenten).

7. Immobilienvermittlung

Für Nachweis und Vermittlung verarbeiten wir von Interessenten, Käufern, Mietern, Verkäufern und Vermietern insbesondere:

• Stammdaten und Kontaktdaten, Kommunikation, Besichtigungstermine und deren Bestätigung
• Exposé-Anforderungen und die Bestätigung des Nachweises: Wir protokollieren, wann welches Exposé an wen ging und wann es abgerufen wurde. Das dient dem Nachweis unserer Maklerleistung und ist für die Vertragsdurchführung erforderlich.
• Kauf- und Mietangebote, Finanzierungsnachweise, Vertragsdaten
• Ausweisdaten und Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten, soweit das Geldwäschegesetz dies verlangt

Weitergabe: Soweit für den Abschluss erforderlich, geben wir Daten an die jeweils andere Vertragspartei, Notariate, Hausverwaltungen, Darlehensgeber und Behörden weiter.

Immobilienportale: Fragen Sie über ein Portal an (zum Beispiel ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen), erhalten wir Ihre Angaben vom Portal. Für die Verarbeitung auf dem Portal ist dessen Betreiber verantwortlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

8. Suchauftrag und Objektvorschläge

Im Suchauftrag speichern wir Ihre Suchkriterien (Art, Ort und Umkreis, Preis, Größe, Zimmer). Unser System gleicht neue Objekte automatisch mit Ihrem Suchauftrag ab und schickt Ihnen passende Vorschläge per E-Mail. Die Häufigkeit ist begrenzt. Sie können den Suchauftrag über den Link in jeder Nachricht ändern, pausieren oder löschen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihr Suchauftrag).

9. Mietbewerbung

Bewerben Sie sich online um eine Mietwohnung, verarbeiten wir Ihre Selbstauskunft und die hochgeladenen Unterlagen: Identitätsnachweis, Einkommensnachweise, Bonitätsauskunft (zum Beispiel SCHUFA-BonitätsCheck), Mietschuldenfreiheitsbescheinigung. Bitte schwärzen Sie Angaben, die nicht erforderlich sind.

Die Unterlagen sehen nur der zuständige Berater und – für die Auswahlentscheidung – der Vermieter beziehungsweise dessen Hausverwaltung. Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerber löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss der Vermietung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Eigentümer und Auftraggeber-Portal

Von Eigentümern verarbeiten wir Vertrags-, Objekt- und Grundbuchdaten sowie Objektunterlagen. Eigentümer und Hausverwaltungen können im Auftraggeber-Portal den Stand der Vermarktung einsehen: Anzeigen, Zahl der Anfragen, Besichtigungen, Berichte, Unterlagen.

Schutz der Interessenten: Kaufinteressenten werden im Portal ohne Kontaktdaten dargestellt. Mietbewerbungen werden dem Vermieter nur gezeigt, soweit es für seine Auswahlentscheidung erforderlich ist.

Eigentümer erhalten regelmäßig einen automatisch erstellten Vermarktungsbericht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

11. Digitale Unterschrift

Verträge können Sie über unser System elektronisch unterzeichnen. Dabei verarbeiten wir die Vertragsdaten, Ihre Unterschrift (gezeichnet oder als Schriftzug), bei mehreren Beteiligten die Unterschriften aller Personen sowie IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser und Betriebssystem. Eingaben werden während des Ausfüllens zwischengespeichert, damit nichts verloren geht.

Zur Beweissicherung bilden wir Prüfsummen (SHA-256) der Unterschrift und des Dokuments und führen ein unveränderliches Protokoll aller Schritte. Die Dokumente liegen auf Servern in Deutschland und werden entsprechend den gesetzlichen Fristen bis zu zehn Jahre aufbewahrt. Daten aus früheren Verträgen können wir bei einem neuen Vertrag für Sie vorbelegen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Beweissicherung).

12. Übergabeprotokoll

Bei der Übergabe einer Immobilie erfassen wir digital: Parteien mit Anschrift und E-Mail-Adresse, Zustand der Räume, Fotos, Zählernummern und Zählerstände, Schlüssel sowie die Unterschriften – vor Ort oder über einen persönlichen Link. Zählerfotos können automatisiert ausgelesen werden (siehe Künstliche Intelligenz). Das Protokoll erhalten beide Parteien; Zählerstände melden wir auf Wunsch an Hausverwaltung oder Versorger.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

13. Finanzierungsvermittlung

Rechner und Finanzierungsportal

Nutzen Sie unseren Finanzierungs- oder Förderrechner und senden Ihre Angaben ab, speichern wir diese mit Ihren Kontaktdaten und melden uns bei Ihnen. Im Finanzierungsportal können Sie nach Anmeldung Ihre Selbstauskunft ausfüllen, Unterlagen hochladen und den Bearbeitungsstand sehen. Das Portal steht in Deutsch und Englisch zur Verfügung.

Verarbeitete Daten

• Personen- und Kontaktdaten, Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus, Steuer-Identifikationsnummer
• Einkommen, Beschäftigung, Vermögen, Verbindlichkeiten
• Angaben zum Objekt und zum Vorhaben
• Ausweisdokumente und Nachweise (Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Grundbuchauszug, Kaufvertrag und Ähnliches)

Weitergabe an Darlehensgeber

Um Angebote einzuholen, übermitteln wir Ihre Daten und Unterlagen auf Grundlage Ihres Auftrags über die Plattform Europace (Europace AG, Berlin) an Banken, Sparkassen und Bausparkassen. Diese verarbeiten Ihre Daten in eigener Verantwortung, führen Kreditwürdigkeitsprüfungen durch (§ 505a BGB, § 18a KWG) und können dafür Daten mit Auskunfteien wie der SCHUFA Holding AG (Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden, schufa.de/datenschutz) oder Creditreform austauschen sowie das Grundbuch abrufen. Die Datenschutzhinweise des jeweiligen Darlehensgebers erhalten Sie mit dessen Angebot.

Wir selbst holen keine SCHUFA-Auskunft über Sie ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Weitergabe zusätzlich Ihre Einwilligung (lit. a); Aufbewahrung nach lit. c.

14. Bewertung und Gutachten

Für die Online-Wertermittlung verarbeiten wir Ihre Angaben zur Immobilie (Adresse, Art, Fläche, Baujahr, Zustand) und Ihre Kontaktdaten, berechnen eine Orientierung und melden uns bei Ihnen. Für Gutachten und Unterlagenprüfungen verarbeiten wir zusätzlich die überlassenen Objektunterlagen und Fotos.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

15. Newsletter und Präferenzcenter

Unseren Newsletter (Marktinformationen, Ratgeber, Angebote) erhalten Sie nur, wenn Sie ihn bestellt und Ihre Adresse über den Bestätigungslink bestätigt haben (Double-Opt-in). Wir speichern Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser der Bestätigung als Nachweis. Die Einwilligung ist freiwillig und von allen anderen Leistungen unabhängig.

In jeder E-Mail finden Sie einen Link zum Präferenzcenter. Dort können Sie den Newsletter abbestellen, Objektvorschläge abstellen und die Löschung Ihrer Daten beantragen. Nach einer Abmeldung führen wir Ihre Adresse in einer Sperrliste, damit Sie keine weiteren Nachrichten erhalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 UWG; Sperrliste und Nachweis: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

16. Auswertung unserer E-Mails

E-Mails aus unserem System können einen Messpunkt und personalisierte Links enthalten. Damit erkennen wir, ob eine Nachricht geöffnet und welcher Link angeklickt wurde (Zeitpunkt, Gerätetyp). Wir nutzen das, um den Nachweis unserer Maklerleistung zu führen, nachzufassen, wenn eine Nachricht offenbar nicht angekommen ist, und um unerwünschte Nachrichten zu vermeiden. Sie können die Messung verhindern, indem Sie das automatische Laden von Bildern in Ihrem E-Mail-Programm abschalten, oder ihr jederzeit widersprechen.

Rechtsgrundlage: beim Newsletter Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

17. Bewertungsanfragen

Nach einem abgeschlossenen Verkauf oder einer Vermietung bitten wir Sie gegebenenfalls einmalig per E-Mail um eine Bewertung, zum Beispiel bei Google oder ProvenExpert. Ob Sie bewerten, entscheiden Sie. Auf der Bewertungsplattform gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Sie können der Anfrage jederzeit widersprechen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG.

18. Veranstaltungen, Beratungsgespräche und Zahlung

Für die Buchung von Informationsveranstaltungen und Beratungsgesprächen verarbeiten wir Name, Kontaktdaten, gewählten Termin und Sprache. Veranstaltungen werden nicht aufgezeichnet. Zahlungen wickelt Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) ab; Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein, wir erhalten nur die Zahlungsbestätigung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

19. Geschäftliche Erstansprache (Information nach Art. 14 DSGVO)

Wir sprechen Unternehmen der Immobilienwirtschaft (Bestandshalter, Vermögensverwalter, Hausverwaltungen, öffentliche Träger) schriftlich auf eine Zusammenarbeit an. Dafür verarbeiten wir öffentlich zugängliche Unternehmensdaten: Firma, Anschrift, Branche, vertretungsberechtigte Personen und geschäftliche Kontaktdaten. Quellen sind das Handelsregister, Unternehmenswebsites und der Auskunftsdienst North Data.

Sie können der Ansprache jederzeit formlos widersprechen; wir sperren Ihre Daten dann für diesen Zweck. Ohne Reaktion löschen wir die Daten nach spätestens 24 Monaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Geschäftsanbahnung).

20. Künstliche Intelligenz

In Citarem unterstützt uns künstliche Intelligenz bei folgenden Aufgaben: Entwürfe für E-Mails und Objekttexte, Zusammenfassen und Zuordnen eingehender Nachrichten, Erkennen und Sortieren von Dokumenten, Auslesen von Zählerfotos, Übersetzungen. Jedes Ergebnis wird von einem Mitarbeiter geprüft, bevor es verbindlich verwendet wird.

Dafür nutzen wir Sprachmodelle von Anthropic und OpenAI über deren geschäftliche Schnittstellen. Die übermittelten Inhalte werden nach den Vertragsbedingungen dieser Anbieter nicht zum Training ihrer Modelle verwendet. Wir übermitteln nur, was für die jeweilige Aufgabe nötig ist. Der öffentliche Chat-Assistent beantwortet Standardfragen aus unserer eigenen Wissensbasis.

Speicherdauer: Verläufe mit dem internen KI-Assistenten „Citarem AI“ löschen wir 180 Tage nach der letzten Aktivität, Bestätigungsanfragen nach 30 Tagen und das Protokoll der ausgeführten Aktionen nach zwölf Monaten. Wird Ihr Kontakt bei uns gelöscht, entfernen wir Ihre Angaben auch aus diesen Verläufen.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung).

21. Social Media

Wir sind bei Instagram und Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd.), LinkedIn, YouTube (Google) und TikTok vertreten. Besuchen Sie unsere Profile, verarbeitet der Plattformbetreiber Ihre Daten in eigener Verantwortung, auch für Werbezwecke und gegebenenfalls außerhalb der EU. Für Seitenstatistiken sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO).

Schreiben Sie uns dort einen Kommentar oder eine Nachricht mit einem Anliegen, übernehmen wir Ihren Nutzernamen und Ihre Nachricht in unser System, um Ihnen zu antworten. Auf unserer Website setzen wir nur Links zu den Plattformen; dabei werden keine Daten übertragen, bevor Sie klicken.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei Anfragen lit. b.

22. Bewerbungen bei uns

Bewerbungsunterlagen verarbeiten wir ausschließlich für das Auswahlverfahren und löschen sie sechs Monate nach dessen Abschluss, sofern Sie einer längeren Speicherung nicht zugestimmt haben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG.

23. Empfänger und Dienstleister

Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO, soweit sie nicht selbst verantwortlich sind.

24. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework), soweit der Anbieter zertifiziert ist, im Übrigen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

25. Ihre Rechte

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17): Wir löschen, was gelöscht werden darf, und sperren, was wir gesetzlich aufbewahren müssen. Über das Ergebnis informieren wir Sie.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), zum Beispiel: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an [email protected] oder der Link zum Präferenzcenter in unseren E-Mails. Zum Schutz Ihrer Daten können wir einen Identitätsnachweis verlangen.

26. Sicherheit und Änderungen

Alle Verbindungen zu unseren Seiten sind verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Kundendaten ist auf die zuständigen Mitarbeiter beschränkt und nach Rollen getrennt; vertrauliche Unterlagen sind zusätzlich geschützt, Zugriffe werden protokolliert.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.